Le règlement intérieur

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Pour une gestion plus rigoureuse et une fiabilisation de l’information financière, la nouvelle loi impose aux Comités d’entreprise de mettre en place un règlement intérieur. Ce dernier a pour objet d’organiser le fonctionnement interne du comité d’entreprise, ses relations avec les tiers et les prestations proposées aux salariés. Il doit déterminer les modalités d’approbation des comptes annuels, d’établissement du rapport de gestion et de fonctionnement de la commission des marchés, le cas échéant. Le règlement intérieur peut être complété par un manuel de procédures visant à cerner les principaux risques suivants :

  • La mauvaise gestion des fonds : mettre en place des règles pour engager les dépenses. Voter en début d’année les budgets annuels par commission et par la suite l’engagement des dépenses, préciser les modalités de désignation des responsables des commissions et leurs responsabilités, des membres du bureau et leurs pouvoirs… Faire des appels d’offres pour les dépenses importantes, mettre des règles pour éviter les dépenses hors de l’objet du CE, fixer les critères d’attribution des activités qui doivent être justes et sans discrimination, encadrer les notes de frais…
  • Le vol / détournement : mettre en place des procédures de comptage des stocks et rapprochement avec la comptabilité, limiter l’accès et sécuriser les moyens de paiement, mettre en place des procédures de validation des dépenses et des paiements, de contrôle des bénéficiaires des activités proposées par le CE, et d’octroi des prêts aux salariés, vérifier les signatures …
  • La confusion entre les budgets : éviter l’erreur volontaire pour avoir plus dans les œuvres sociales, avoir des comptes bancaires différents, mettre en place un bon plan comptable avec une nomenclature des comptes marquant bien la séparation des deux budgets, définir des clés de répartition des charges communes aux deux budgets…
  • Les risques sociaux et fiscaux : vérifier que les activités ne soient pas soumises à cotisations sociales et que les placements soient fiscalisés ;

Nous supposons que dans la mesure où le règlement intérieur est voté en CE, toutes les dépenses engagées et respectant les règles stipulées dans ce règlement sont réputées validées, même si ces dépenses ne sont pas passées en vote en CE. Par exemple si le règlement intérieur prévoit que le budget d’une commission est voté en début d’année par le CE, et que l’engagement des dépenses rentrant dans l’objet de la commission est validé par le bureau, il n’est pas nécessaire de voter à chaque fois ces dépenses en CE ; La validation du bureau, ayant reçu le pouvoir, peut-être suffisante. Cela permet de fluidifier le processus de décision dans le CE