Les logiciels comptables et de gestion des CE

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Dans un souci d’équité entre les salariés bénéficiaires des activités que propose le CE, ce dernier est souvent amené à mettre en place un système de plafonnement. « Chaque salarié ne pourra bénéficier de plus de X€ sur une période T ». Il est fréquent de voir des CE équipés d’un logiciel de gestion des activités, essentiellement pour des raisons de gestion. Ces derniers sont presque tous fiables pour répondre à cet impératif de gestion. Cependant, l’aspect comptable reste secondaire. C’est pour cela que la majorité des logiciels sur le marché ne permettent que de faire de la comptabilité de trésorerie. Ainsi, la comptabilité d’engagement n’est possible que sur certains logiciels. D’autres CE préfèrent avoir un logiciel classique pour la tenue comptable (Sage, Ciel, Cegid…) en plus du logiciel dédié à la gestion des activités. Ce choix présente l’inconvénient de coût (deux logiciels au lieu d’un) et aussi de redondances des tâches (saisir une opération de vente des tickets cinéma sur deux logiciels).
L’Expert-comptable doit apporter une attention particulière au logiciel utilisé par le CE pour pouvoir évaluer ses forces et ses faiblesses ainsi que les risques d’erreurs comptables.
Comment choisir son logiciel ?
Le choix du logiciel du CE dépend des facteurs suivants :
– Le nombre de salariés bénéficiaires des activités : dans les CE qui gèrent entre 50 et 100 salariés, un simple logiciel comptable et des tableaux Excel suffisent pour traiter l’information. Cette dernière sera partagée et diffusée entre un nombre limité de personnes. Cependant, dans les CE gérant un nombre plus important de bénéficiaires, un logiciel capable de produire une information comptable et analytique fiable, rapide et facile à circuler entre les utilisateurs serait indispensable ;
– Le total des ressources financières du CE (subventions de l’employeur, les paiements des salariés, les revenus de placements…) : selon la loi sur la transparence financière des CE, le total des ressources est déterminant pour définir le type de comptabilité à mettre en place (trésorerie ou d’engagement). En outre, plus ces ressources sont importantes, plus le volume des informations à traiter est aussi important. Ainsi, un logiciel avec de grandes capacités de traitement des informations est indispensable ;
– Le nombre d’élus au CE : cela influence sur les modalités de partage de l’information interne au CE ;
– Le nombre et la nature des commissions organisées par le CE : en plus des commissions obligatoires par la loi, il y a des CE qui créent des commissions facultatives pour la gestion des activités. Le système d’information à mettre en place doit permettre une gestion séparée de ces commissions (comptes généraux et analytiques distincts, possibilité de limiter l’accès aux données de la commission aux personnes concernées…) ;
– Le nombre et la nature des activités mises en place par le CE : en plus d’une comptabilité analytique appropriée, le système d’information doit permettre un paramétrage fiable des activités (conditions d’attribution des activités, communication de ces conditions aux salariés, plafonds appliqués sur chaque activité « exemple : nombre de places de cinéma limité par mois et par salarié », plafond de remboursement des activités culturelles et sportives, conditions d’attribution des chèques vacances, activités sans participation des salariés…) ;
– Le nombre de salariés au CE : quand le CE a plusieurs salariés, les logiciels monoposte ne sont pas adaptés. La multiplication des intervenants nécessite une multiplication des interfaces, une gestion des accès, une formation appropriée pour les utilisateurs… quand les salariés sont affectés à plusieurs sites, le système d’information doit permettre des accès à distance ;
– Le nombre de sites que gère le CE : la multiplication des sites rentrant dans le périmètre du CE nécessitent des systèmes d’information connectés pour pouvoir accéder aux données à distance ;
Type de comptabilité à mettre en place : comptabilité de trésorerie ou d’engagement. La plupart des logiciels dédiés aux CE permettent une gestion des activités mais n’intègrent que les aspects d’une comptabilité de trésorerie. Quelques-uns permettent à la fois une gestion analytique des activités et une tenue d’une comptabilité d’engagement.